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员工手册公示存在的法律风险
作者:admin    文章来源:互联网    点击数:    更新时间:2012-12-06
案例:
    北京某著名HR服务公司,在辞退一在线销售人员时,依据了员工手册中关于严重违纪的条文。该员工不服,申诉到了北京市劳动争议仲裁委员会。在仲裁过程中,该公司提供了该员工手册,并说明这是辞退该员工的制度依据。但是该员工表述说在职时从来也没有见到过这一文件,所以认为此文件不能作为辞退的制度依据。员工的这一理由受到了仲裁委员会的认可。结果该公司败诉。
分析:
   《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
    对此条作出反面解释,没有经过公示的规章制度,是不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据的,从而也就是一个无效的规定。在本案中,恰恰是单位的这一员工手册没有经过公示,或者虽然经过了公示,没有取得相应的证据导致无法认定这一事实,从而由单位承担了员工手册无效的后果。
    由此可见,公示是员工手册生效的必经程序。如果没有经过公示,员工手册再完善、条文再具体,也是一个花瓶和摆设,没有任何实际的法律意义。据我们实际所碰到的情况,多数公司的员工手册,在公示这一渠道上,存在风险。
公司常见的公示做法有以下几种:
   1、将公司的规章制度,公布在公司的会议室内,没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工,但没有任何证据可以证明,甚至没有任何证据可以证明是何时公布的;这一做法常见于一些老国企。
   2、将公司的员工手册,公布在公司的内部网站上,每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看。这一做法常见于新型的IT公司,甚至一些知名的国际化的IT公司。
   3、将公司的员工手册,通过电子邮件系统,向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新兴的企业,虽然不是IT行业,但是工作习惯依赖于网络,习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。
   上面的第一种做法,是一种比较传统的做法,也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下,只要员工一否认,基本上就是员工手册无效的结局。
   上面的第二种做法以及第三种做法,有一定的相似之处。目前由于网络工具的兴起,因为其使用确实具有极大的便利性,而且尤其便于异地员工的管理,所以在实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作,可以节省人力,节省劳动量,减轻工作压力,提高工作效率。但是与之相伴而生的就是法律上的风险。这些公示方式,由于皆是通过网络进行的,目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹,一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时,一般情况下,也是认定为员工手册无效的。
    法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人,并不在意是否通知到了其他的员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册,由所有在职的员工集体签名证明这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系,也就具有了一定的经济利害关系,因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。从而也就引申出了结论,即企业如果要证明对员工手册进行了公示,就必须要有证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。
   在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式,为大家介绍一下,以供借鉴:
   1、员工入职时,公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具,与这些资料和劳动工具同时交付给员工的,就有员工手册(需要单独列明),同时,要求员工签字确认收到了。这一种做法,既有充分的证据向员工进行了公示,同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度,便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。
   2、员工入职时,为员工进行适当培训时(时间也许只有二三天),其中就有对员工手册的内容培训,对于这种培训,主题以及到场人员工皆有登记,并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法,比第一种做法更具有实际意义。
   3、在第二种做法的基础上,企业在培训结束时,会对员工进行关于员工手册的开卷考试,第一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷,并签上自己的名字。这是目前我们所最为赞赏的方式。
   针对以上三种方式,我们还需要考虑对异地员工的管理问题。对于异地员工,由于其一般情况下,与企业的人力资源部并不在一个地方,如果要求此员工来公司总部签这么一个东西,或者要求一名企业的人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西,成本都是远远高于收益的。那么在这种情况下,我们认为,企业应该在与该员工签订正式的劳动合同时,随合同附送给该员工一份员工手册,并要求员工签收关于收到员工手册的收据,以证明这一点。
如果在实践中,企业对于员工手册的公示,能够考虑自己的实践,着力于应用以上四种方式,相信公示的风险是可以避免的。

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        曹继兰,毕业于苏州大学,法学学士。现为苏州市江苏华海中天律师事务所执业律师。
        业务方向:劳动纠纷、合同纠纷、专利纠纷。
       成功办理了数起典型案件。 热心公益,参与了苏州市司法局组织的“律师进社区”活动,长期为苏州市运河社区居民提供免费的法律咨询及其他法律援助服务。  [详细]
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